在前面的章節(jié)里，我們了解到，有兩個因素決定了ERP的成�。菏紫�，企業(yè)的主管是否真正知道要從ERP那里得到什么？ERP是企業(yè)管理信息系統(tǒng)，其實處落在管理上。而許多企業(yè)在實施ERP時，就是讓軟件商在半天、一天之內(nèi)將軟件演示一遍，然后決定買或者不買。一套ERP軟件往往大到有上千屏，在一天、半天之內(nèi)看一看演示都讓人頭大，怎么能決定這套軟件適合還是不適合這個企業(yè)呢？還有一點，對于企業(yè)本身的需求，企業(yè)有沒有做過細致的分析？沒有充分的調(diào)研，怎能確定什么軟件適合自己？當然，企業(yè)在實施ERP之前，多少是做過需求分析的，但往往是一些懂計算機的人和懂生產(chǎn)的人在就自己的專業(yè)進行分析和猜測，真正知道企業(yè)的問題又懂得現(xiàn)代管理軟件的人并不多�？偟膩碚f，需求不明晰，調(diào)研不充分，是ERP實施失敗的一個原因。關(guān)于需求分析，我們已經(jīng)詳細地介紹過了。在這一節(jié)里，我們將介紹在明確了企業(yè)需求之后，如何選擇適合企業(yè)需求的軟件。
15.1 軟件的獲取途徑
軟件是系統(tǒng)配置中的關(guān)鍵，軟件的獲取主要通過如下幾種途徑：
1、選購軟件市場中成熟的商品軟件。
這樣系統(tǒng)實施時間短、見效快，避免了系統(tǒng)的低水平重復(fù)開發(fā)，系統(tǒng)維護難度大，尤其是非開放式系統(tǒng)，對系統(tǒng)原有功能 的調(diào)整困難。MRPII軟件的選購不僅是考慮軟件的功能、質(zhì)量，同時要從更深層地去理解軟件的管理思想、管理方法和管理組織結(jié)構(gòu)要求，與企業(yè)現(xiàn)有管理方法、管理組織結(jié)構(gòu)和管理思想比較，找出其差異，把國內(nèi)外的軟件產(chǎn)品有選擇地重點對比性能、價格和適應(yīng)性。通過比較初步確定相應(yīng)軟件中的哪些功能適合，哪些功能不適合，哪些功能無用，哪此功能缺乏，然后初步選定更適合本企業(yè)的軟件產(chǎn)品和需要二次開發(fā)的內(nèi)容。
2、企業(yè)組織自身的技術(shù)力量開發(fā)后實施。
這對將來的軟件維護、管理、更新提供了方便，培養(yǎng)了系統(tǒng)性隊伍。但往往歷時長、投入費用大，系統(tǒng)功能受到開發(fā)人員經(jīng)驗的有限。系統(tǒng)的規(guī)劃、分析從全局出發(fā)自頂向下，而開發(fā)、實施從底向上，逐步完善。在系統(tǒng)開發(fā)過程中不僅要重視系統(tǒng)功能、結(jié)構(gòu)，同時不應(yīng)當重視系統(tǒng)開發(fā)過程中的一系列文檔資料的整理和保存。
3、企業(yè)與軟件開發(fā)商共同合作開發(fā)。 兼顧了上述兩種方法的優(yōu)點，克服了它們之間的缺點，出現(xiàn)了新的矛盾和不足，用戶動態(tài)的需要和系統(tǒng)開發(fā)方法之間的矛盾尤其突出。用戶從外行變成內(nèi)外，從不熟悉到精通，往往在系統(tǒng)分析時用戶提出的需要受到對系統(tǒng)認識的限止，不正確、不全面、不實用、沒有充分利用系統(tǒng)應(yīng)有的全部功能。在開發(fā)過程中通過學習、實踐不斷提高認識。需要調(diào)整原有的需要，開發(fā)商在系統(tǒng)采用生命周期法不便于變動，引起合作之間的矛盾。因此在選擇開發(fā)商時首要考慮的是對開發(fā)系統(tǒng)的經(jīng)驗。已承擔過哪此類型的軟件開發(fā)，與單位的需要有何差異，在開發(fā)過程中開發(fā)要引導用戶提出合理的需要，確定正確的目標。 不論采用哪種方案，系統(tǒng)開發(fā)、實施的每一步都要考慮將來的運行、管理、維護充分發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
15.2 自行開發(fā)與外購軟件
隨著業(yè)務(wù)的不斷開展，越來越多的企業(yè)管理者感覺到需要一個強大的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，以便滿足加快信息交流、降低成本、提高客戶響應(yīng)速度等至關(guān)重要的目標。為了建立自己的信息系統(tǒng)，企業(yè)常用兩種選擇：一是自行開發(fā)，二是外購。所謂外購就是從市場上購買商品化的軟件。外購有兩種可能，一種是購買國外軟件，另一種是購買國內(nèi)軟件。這些選擇各有利弊，那么如何規(guī)避風險、作出最有利于企業(yè)的選擇，請看下面的分析。
一、自行開發(fā)
1、項目收益
多方組成的軟件開發(fā)人員參與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，有利于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組具體軟件實現(xiàn)。
從企業(yè)最需要信息化的環(huán)節(jié)出發(fā)，可以只進行必要功能模塊的開發(fā)，使新系統(tǒng)更有針對性。充分考慮了優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程的需求，更加切合企業(yè)發(fā)展需要； 企業(yè)內(nèi)部IT人員參與了ERP軟件開發(fā)全過程，所以一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或需改進，企業(yè)內(nèi)部人員能夠進行快速地自我支持與維護。如果購買商業(yè)ERP軟件，則每年支付給軟件公司的維護費用一般為軟件購置費用的15％。如果采用定制開發(fā)，則將減少年維護費用的投入。企業(yè)IT部門鍛煉了一支隊伍，人員素質(zhì)在計算機應(yīng)用、管理水平、團隊協(xié)作等方面都會有較大的提升。
2、風險分析
1）不能得到領(lǐng)導層的一以貫之的全力支持 ERP是一把手工程，領(lǐng)導層的全力支持是必不可少的。由于自行開發(fā)有相當一段時間用于軟件開發(fā)，企業(yè)不能在短時間內(nèi)看到明顯的效益和回報，所以，領(lǐng)導層可能會在中途對自行參與開發(fā)的方案產(chǎn)生懷疑態(tài)度，在資金、人力的持續(xù)投入方面力度不足。因此，必須盡一切可能得到領(lǐng)導層一以貫之的關(guān)心和支持，才能使項目得以順利進行下去。
規(guī)避途徑：一定不能忽視對領(lǐng)導層的管理培訓，使領(lǐng)導層了解ERP的管理理念、應(yīng)用步驟與效益風險關(guān)系，促使領(lǐng)導層對ERP整體實現(xiàn)方案的系統(tǒng)性、條理性和規(guī)范性產(chǎn)生持續(xù)的理解與信任；
仔細考慮各級項目組的人選，確定后在整個項目期間不輕易變動；認真落實例會制度和文檔整理工作，項目核心小組組長定期或不定期，口頭或書面向領(lǐng)導層匯報項目情況；
在考慮解決方案時要兼顧信息共享和數(shù)據(jù)的安全保密性，保證領(lǐng)導層及時準確地得到所需要的數(shù)據(jù)，使領(lǐng)導層切身感受到新系統(tǒng)帶來的改進，同時兼顧企業(yè)業(yè)務(wù)活動的相對獨立性。
2）最終用戶不能做到積極參與 最終用戶的積極參與是項目成功的重要條件，因為他們是項目的使用者和受益者。但是在整個項目過程中，他們將面臨業(yè)務(wù)流程改變、新老系統(tǒng)并行、業(yè)務(wù)技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰(zhàn)，而且自行開發(fā)的周期較其他子方案均較長，所以保證最終用戶的解決參與就顯得尤為重要。如果對這個問題重視不夠，將導致項目面臨較大風險。
規(guī)避途徑： 積極引導和幫助他們克服暫時的困難，看到新系統(tǒng)將給他們帶來的好處。例如：通過企業(yè)宣傳欄、內(nèi)部報刊、各種會議等方式，大力宣傳實施本項目給企業(yè)將會帶來的好處；選擇適當?shù)拿嫦蜃罱K用戶的培訓以增強信心；鼓勵最終用戶對項目的關(guān)心和參與，在討論各種業(yè)務(wù)解決方案時注意和征求最終用戶的需求和看法；
在大量整理和錄入校對財務(wù)數(shù)據(jù)時，適當增加臨時人員幫助工作；制定獎罰措施，包括競爭上崗，培訓證書，榮譽和獎金等。例如，實行過限期通過新系統(tǒng)上崗培訓和考試、否則下崗的措施，可以大大促進職工學習進修的積極性。
3）項目開發(fā)人員協(xié)調(diào)不善，開發(fā)進程受挫，甚至導致項目流產(chǎn) 由于自行開發(fā)中定制軟件的開發(fā)班子由多方組成，在技術(shù)風格、進度協(xié)調(diào)方面可能產(chǎn)生很多問題，處理不當?shù)脑�，會使開發(fā)過程一拖再拖，屢次挫傷開發(fā)人員和用戶的積極性，甚至會導致項目不了了之，以失敗告終。
規(guī)避措施：對于來自多方的軟件開發(fā)隊伍，需設(shè)立一位總協(xié)調(diào)人，熟悉軟件開發(fā)的整個流程，對多方開發(fā)人員的工作風格均有一定了解，有著突出的組織能力、協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力。軟件開發(fā)的每個階段都須建立規(guī)范的文檔，明確技術(shù)標準及各方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。規(guī)范一經(jīng)各方確認，則對各方均產(chǎn)生嚴肅的約束力。
4）項目組人員變更影響到項目進度
由于自行開發(fā)的實施周期較長，項目組人員變更的可能性較大。如何防止人員變更對項目實施的影響，是需要認真考慮的問題。
規(guī)避措施： 所有項目組人員所作的工作都應(yīng)有相應(yīng)的文檔記錄；經(jīng)某方確認的文檔應(yīng)交由專人保管，包括紙張和電子介質(zhì)。
所有的需求，承諾和解決方案等均以書面簽字準。不得隨便更改其中的內(nèi)容，除非通過同樣的審批程序進行。這樣新的實施人員可以通過閱讀上述文檔，很快進入工作狀態(tài)。對前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
企業(yè)內(nèi)部人員在參加過ERP項目開發(fā)與實施后，素質(zhì)與技能提高，人員流動可能性加大。因此應(yīng)與參加項目的企業(yè)內(nèi)部人員簽訂某種協(xié)議，減少這種流動對企業(yè)造成的損害。
5）軟件每年的升級問題，會牽涉到多方面的工作 由于自行開發(fā)中的定制軟件針對性較強，通用性較弱，一般不在軟件開發(fā)商通用商業(yè)軟件的升級范圍之內(nèi)。隨著時間的推移，每年的軟件升級工作或者是由企業(yè)自身IT人員來完成，或者需要軟件開發(fā)商進行專門的升級。
規(guī)避措施： 與軟件開發(fā)公司簽訂軟件開發(fā)協(xié)議時，考慮添加與升級問題有關(guān)的條款。企業(yè)自身IT人員不斷進行新技術(shù)的學習，以適應(yīng)軟件升級工作的需要。
二、國外軟件
1、項目收益：
國外ERP軟件往往本身蘊涵了許多管理的先進思想和手段，為企業(yè)流程優(yōu)化與重組提供了可借鑒的“參考模型” ，能夠較顯著地提高流程優(yōu)化與重組的效率。國外ERP軟件一般全面集成性、技術(shù)穩(wěn)定性、功能靈活性、系統(tǒng)開放性較強，為企業(yè)的不斷發(fā)展與改變留有較大的空間。 國外ERP軟件一般比較重視售后服務(wù)，在問題響應(yīng)等方面比較規(guī)范。國外ERP軟件公司在升級維護方面的支持比較及時，有利于企業(yè)信息系統(tǒng)的更新。國外ERP軟件廠商的咨詢合作伙伴較多，有助于企業(yè)找到合適的管理咨詢伙伴。國外ERP軟件開發(fā)公司的發(fā)展較穩(wěn)健，對選用其產(chǎn)品的企業(yè)來講，是比較理想的長期合作伙伴。 2、風險分析
1）軟件購置費用與年維護費用較高
國外ERP軟件的購買費用與年維護費用一般高于國內(nèi)ERP軟件。如果企業(yè)在資金的持續(xù)投入上不能及時到位，則軟件應(yīng)用的效果勢必大打折扣。 規(guī)避途徑：進入中國的國外成熟ERP軟件有十余種之多，有著不同的規(guī)模和價位，在功能實現(xiàn)上也各有千秋。企業(yè)應(yīng)對國內(nèi)外ERP廠商有一個基本的了解，不可“一葉障目，不見泰山”，最后在這類大型投入上導致決策失誤。并非所有的ERP軟件都能適用于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)把自己的規(guī)模與國外大型企業(yè)做一個對比，選擇適用于目前與將來一段時期發(fā)展的軟件，不能一味求多求貴，為很多根本不必要的功能付費，最后導致企業(yè)寶貴資金的大量閑置與貶值。ERP項目不是“交鑰匙”工程，而是需要企業(yè)IT人員與業(yè)務(wù)人員的認真參與。在項目進程中，企業(yè)應(yīng)注意自身人員的培養(yǎng)，鍛煉出一支能分析和解決某些問題的隊伍。企業(yè)應(yīng)擴大信息渠道，與熟悉ERP領(lǐng)域的咨詢?nèi)藛T、業(yè)內(nèi)人士加強交流，避免偏聽偏信導致的片面決策。
2）企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平不能適應(yīng)軟件的需要任何一種ERP軟件都不是隨用隨靈的“萬能藥”，ERP的實施成功是需要條件的。從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確與完備、各部門的協(xié)同默契程度，到業(yè)務(wù)人員、IT人員的素質(zhì)水平，都會對ERP的應(yīng)用效果產(chǎn)生影響。特別是國外ERP軟件的管理起點較高，設(shè)計比較復(fù)雜，這就對企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平提出了更高的要求。
規(guī)避途徑： 企業(yè)應(yīng)清醒地認識到，IT建設(shè)是一個長期的工程，將伴隨企業(yè)未來發(fā)展的全過程。在這個長期的過程中，企業(yè)要下力氣練好“內(nèi)功”，在適當?shù)臅r機選擇與企業(yè)管理水平相配套的產(chǎn)品。 那種不從企業(yè)實際出發(fā)，認為ERP項目就要“一步到位”、“反正是50步與100步的問題”的想法是欠考慮的。隨著IT技術(shù)的不斷出新以及管理技術(shù)的持續(xù)演進，企業(yè)應(yīng)有心理準備，即企業(yè)的ERP系統(tǒng)也必然會進行相應(yīng)的“新陳代謝”。
3）用戶化與二次開發(fā)的工作量太大，延誤項目進程企業(yè)要把一個通用型的ERP軟件用到位，同時考慮到適合中國國情的因素，對國外ERP軟件或多或少地會進行一些用戶化甚至二次開發(fā)的工作。如果用戶化或二次開發(fā)的工作一直不能結(jié)束，必將延誤項目進程，導致軟件開發(fā)公司與企業(yè)之間的相互抱怨，甚至造成合作破裂。
規(guī)避措施： 企業(yè)一味地適應(yīng)軟件，或者軟件一味地遷就企業(yè)，都是“短視”的做法。企業(yè)應(yīng)該在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組的基礎(chǔ)上，利用軟件手段把經(jīng)過優(yōu)化的流程確定下來，成為企業(yè)各部門自然而然遵守的工作處理規(guī)程與方法。
尋求企業(yè)現(xiàn)狀與國外ERP軟件通用模式之間的“平衡點”是一個難度較高的工作，由于切身利益的關(guān)系，由企業(yè)或軟件開發(fā)商來決定是否應(yīng)該進行這樣那樣的用戶化與二次開發(fā)的工作都是難有說服力的。應(yīng)尋找既熟悉中國企業(yè)管理辦法，又了解國外ERP軟件設(shè)計思想的咨詢公司的支持，避免企業(yè)陷入把軟件“改了又改”甚至“改壞改死”的泥潭。
4）軟件文檔或資料沒有漢化，企業(yè)人員學習與掌握起來難度大 國外的ERP軟件的界面、文檔以及其他的支持資料存在一個漢化的問題。有些國外ERP軟件雖然界面是漢化的，但漢化的質(zhì)量非常粗糙，令人不解其意。而且企業(yè)人員要掌握ERP軟件的話，僅看界面是遠遠不夠的，而有些國外ERP軟件在文檔和資料方面都是外文的，必然給企業(yè)人員的學習和掌握帶來很多麻煩。
