卜紅杰
啟用ERP目的
河北省電力建設(shè)第二工程公司是國(guó)家火電建筑安裝施工一級(jí)企業(yè)，主營(yíng)火力發(fā)電廠及核電站常規(guī)島建筑安裝施工，兼營(yíng)民用建筑施工和其他工業(yè)設(shè)備安裝。
隨著科技進(jìn)步和全球信息化進(jìn)程的加快，迫使企業(yè)放棄傳統(tǒng)的管理模式，利用先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高管理水平和資源利用水平。對(duì)于建筑施工企業(yè)，物流的控制顯得尤為主要。因?yàn)橐粋�(gè)火電施工項(xiàng)目的直接材料費(fèi)支出占其建安產(chǎn)值的60%以上，而且材料品種復(fù)雜多樣。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)2×300MW的火電項(xiàng)目所耗用的原材料、輔助性材料及半成品要超過(guò)2萬(wàn)種之多。所以，施工企業(yè)物流的控制是經(jīng)濟(jì)管理的難點(diǎn)，更是重點(diǎn)，是企業(yè)制勝的關(guān)鍵之一。而傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件主要針對(duì)財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)核算，偏重于資金流，不能滿足目前企業(yè)的需求。如何解決這些問(wèn)題？要解決這些問(wèn)題，應(yīng)用ERP是企業(yè)較好的選擇。
軟件的選擇
我們最終選擇了“浪潮通軟ERP系統(tǒng)”，該系統(tǒng)包括帳務(wù)處理、輔助管理、報(bào)表管理、工資管理、固定資產(chǎn)、庫(kù)存管理、存貨核算、銷售管理、成本核算、財(cái)務(wù)分析、匯總/合并報(bào)表等子系統(tǒng)。通過(guò)各個(gè)子系統(tǒng)的分工、協(xié)作，能夠很好的將物流與資金流結(jié)合。
系統(tǒng)的實(shí)施分析
ERP的實(shí)施是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要軟件開(kāi)發(fā)商與用戶各方面的緊密配合�？紤]到我公司實(shí)際情況，如果一口氣上整套系統(tǒng)，對(duì)舊的管理模式?jīng)_擊太大，可能會(huì)受到來(lái)自各方面的壓力，形成騎虎難下的局面。結(jié)合浪潮通用軟件公司實(shí)施企業(yè)管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)——管理過(guò)程平滑過(guò)渡，決定分兩步走：
1.實(shí)施財(cái)務(wù)系統(tǒng)，主要啟用帳務(wù)處理、輔助管理、報(bào)表管理、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)分析、現(xiàn)金流量等子系統(tǒng)。
2.待財(cái)務(wù)系統(tǒng)步入軌道后，再實(shí)施進(jìn)銷存系統(tǒng)，主要有采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算子系統(tǒng)。
財(cái)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)施
1999年底我們開(kāi)始實(shí)施財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由于財(cái)務(wù)部門電算化較早，因此人員的計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較高，實(shí)施過(guò)程中對(duì)軟件的理解也較快，和軟件公司的實(shí)施人員配合較默契。這也是將整個(gè)系統(tǒng)分兩步實(shí)施的原因之一。
在實(shí)施中，我們逐步體會(huì)到軟件功能的強(qiáng)大，尤其是增加的輔助核算功能(專項(xiàng)核算、個(gè)人往來(lái)、單位往來(lái))，簡(jiǎn)化了科目結(jié)構(gòu)。此外，還有帳務(wù)數(shù)據(jù)的輸出功能，包括各種帳表的查詢和打印。其中包括科目余額表和二維余額表；總帳、三欄式明細(xì)帳、多欄式明細(xì)帳；序時(shí)帳、其他日記帳；憑證匯總表等。
無(wú)論是查詢余額表還是帳頁(yè)，均具有以下特點(diǎn)：1.可以查詢未記帳憑證，即虛擬查詢，將沒(méi)有記帳的憑證以記帳后的結(jié)果查詢出來(lái)。2.可查詢?nèi)我鈺?huì)計(jì)期間的余額或者帳頁(yè)。3.由余額、帳頁(yè)表可以聯(lián)查憑證信息。4.可以聯(lián)查相關(guān)科目的輔助核算情況。并且，用戶可以提前輸入下一月或下幾個(gè)月的記帳憑證，這樣可有效避免因月底結(jié)帳而影響下月的正常業(yè)務(wù)處理。
此外，提供更加方便靈活的報(bào)表格式定義功能，同時(shí)提供方便直觀的計(jì)算公式定義，非專業(yè)人員也可以輕松進(jìn)行報(bào)表公式定義。提供標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出功能，可將系統(tǒng)內(nèi)其他單位的報(bào)表轉(zhuǎn)入本單位使用，既減輕了報(bào)表定義的工作量，同時(shí)也保持了與系統(tǒng)內(nèi)各單位報(bào)表格式的一致性，便于上級(jí)單位的報(bào)表匯總工作。系統(tǒng)具有較強(qiáng)的財(cái)務(wù)分析能力，通過(guò)“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”分析財(cái)務(wù)狀況評(píng)價(jià)指標(biāo)，及時(shí)了解企業(yè)目前的運(yùn)作情況并進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
經(jīng)過(guò)半年的運(yùn)行，系統(tǒng)性能很穩(wěn)定，每月的各種帳表都能及時(shí)、準(zhǔn)確的打印出來(lái)存檔。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的成績(jī)，堅(jiān)定了公司領(lǐng)導(dǎo)和下屬的物資公司上物資系統(tǒng)，即進(jìn)銷存系統(tǒng)的決心。
物資系統(tǒng)的實(shí)施
財(cái)務(wù)子系統(tǒng)運(yùn)行半年后開(kāi)始著手實(shí)施進(jìn)銷存子系統(tǒng)。進(jìn)銷存系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程有很大一部分是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立過(guò)程：
1.建立了全面、完整的物資編碼體系。解決了多年來(lái)由于各個(gè)項(xiàng)目部“各自為政”造成的基礎(chǔ)資料不規(guī)范、不全面等矛盾。
2.建立了工程及非工程編碼體系。進(jìn)一步規(guī)范和細(xì)化了工程項(xiàng)目的核算單位。這兩個(gè)體系的推廣和完善，給公司的經(jīng)營(yíng)考核打下了良好的基礎(chǔ)。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立的全面且完善，系統(tǒng)的實(shí)施就可以說(shuō)成功了一半。為了進(jìn)一步考核系統(tǒng)的可用性及實(shí)用性，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了一個(gè)月的測(cè)試。經(jīng)過(guò)測(cè)試，項(xiàng)目小組認(rèn)為浪潮企業(yè)管理軟件不僅從功能上能夠滿足公司的業(yè)務(wù)需求，并且一定會(huì)使公司的物資管理水平邁上新的臺(tái)階。
由于公司是電力基建行業(yè)，沒(méi)有銷售環(huán)節(jié)，所以我們只啟用了采購(gòu)、庫(kù)存及存貨模塊。通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)錄入原始單據(jù)，庫(kù)存系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)數(shù)量，存貨系統(tǒng)確認(rèn)物料的收發(fā)成本。此外，系統(tǒng)提供強(qiáng)大的報(bào)表查詢和用戶自定義的任意條件的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的功能。采購(gòu)模塊主要有：應(yīng)付款余額查詢、應(yīng)付款帳齡分析；根據(jù)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單、發(fā)票等原始資料，任意定義各種需要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，進(jìn)行采購(gòu)分析。庫(kù)存各種帳表的查詢和統(tǒng)計(jì)：庫(kù)存余額月報(bào)、日?qǐng)?bào)，庫(kù)存明細(xì)帳、物料批次明細(xì)帳；收發(fā)存匯總表，入、出庫(kù)單據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總表；存儲(chǔ)庫(kù)齡分析、存貨分布分析；庫(kù)存物料超儲(chǔ)、短缺、過(guò)期、積壓告警。存貨模塊可以隨時(shí)查詢存貨的金額余額，其報(bào)表完全同庫(kù)存一樣，只是庫(kù)存管理的是物料的數(shù)量，而存貨反映的既有物料的數(shù)量又有物料金額，軟件在存貨子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物流與資金流同步管理。
二次開(kāi)發(fā)
浪潮通軟ERP是以制造行業(yè)為模型開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的，而我公司屬于基建施工企業(yè)，有著自身特殊的生產(chǎn)過(guò)程和管理流程，產(chǎn)品功能與客戶需求之間不可避免的存在差異。經(jīng)過(guò)一年的應(yīng)用后，在供需雙方充分溝通的基礎(chǔ)上，我們同浪潮通軟公司簽訂了二次開(kāi)發(fā)合同。主要針對(duì)以下方面進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)：
1.預(yù)算價(jià)(計(jì)劃價(jià))與實(shí)際價(jià)并行
隨著基建體制改革的進(jìn)一步深化，施工企業(yè)的“成本、效益”觀念日益強(qiáng)化，經(jīng)營(yíng)者關(guān)心的不再只是進(jìn)度，轉(zhuǎn)而以效益為重點(diǎn)。這就要求軟件能夠提供材料實(shí)際價(jià)與預(yù)算價(jià)(標(biāo)準(zhǔn)成本)的實(shí)時(shí)比較，使管理者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)盈虧狀況，迅速作出反應(yīng)，調(diào)整生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)策略。而浪潮通軟公司的商品軟件只提供了單種價(jià)格核算體系。為了達(dá)到這一目的，雙方共同努力，我公司適當(dāng)調(diào)整了物流管理的業(yè)務(wù)流程，浪潮通軟公司據(jù)此對(duì)源代碼進(jìn)行了修改，完成了二次開(kāi)發(fā)。實(shí)現(xiàn)了兩種價(jià)格體系共存，為領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)決策提供了依據(jù)。
2.存貨耗用二維分析表
由于浪潮通軟ERP系統(tǒng)是以制造行業(yè)為模型設(shè)計(jì)的，而建筑行業(yè)的產(chǎn)品(建筑物、構(gòu)筑物)屬單件產(chǎn)品，其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)相對(duì)制造行業(yè)來(lái)說(shuō)要復(fù)雜得多。因此，我們也把物料去向分析作為了二次開(kāi)發(fā)的又一重點(diǎn)。開(kāi)發(fā)后的“存貨耗用二維分析表”可以以領(lǐng)料單位、物料類別、工程項(xiàng)目等要素任意組合查詢，形成二維表格，一目了然，給管理者提供極大便利。
3.材料質(zhì)量跟蹤表
河北電建二公司是ISO9002認(rèn)證企業(yè)，根據(jù)ISO9002(2000版)有關(guān)要素(7.5.3標(biāo)識(shí)和可追溯性)要求，對(duì)主要材料進(jìn)行全過(guò)程跟蹤。經(jīng)過(guò)供需雙方共同努力，在浪潮通軟ERPV6.3標(biāo)準(zhǔn)版基礎(chǔ)上，增加了材料質(zhì)量跟蹤功能，從而滿足了主要材料從供貨廠商直至所用分項(xiàng)工程的全過(guò)程追蹤。
實(shí)施的效果
經(jīng)過(guò)兩階段分步驟的實(shí)施應(yīng)用，企業(yè)管理軟件給我們企業(yè)帶來(lái)的效益已充分體現(xiàn)出來(lái)：
1.減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量
在平時(shí)的業(yè)務(wù)過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員只要在計(jì)算機(jī)上輸入記帳憑證，就可以進(jìn)行財(cái)務(wù)部分的處理，月底憑證都錄入完并審核記帳后，只要運(yùn)行報(bào)表管理子系統(tǒng)的公式計(jì)算，系統(tǒng)就可以計(jì)算出所需各種報(bào)表。整個(gè)過(guò)程除憑證需手工輸入外，不需要進(jìn)行任何人工處理。
固定資產(chǎn)、資產(chǎn)折舊科目及庫(kù)存材料等科目無(wú)需手工錄入憑證，只要在固定資產(chǎn)及進(jìn)銷存子系統(tǒng)根據(jù)憑證生成定義，系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)帳憑證，并傳遞到帳務(wù)處理子系統(tǒng)。
2.減輕了核算員、統(tǒng)計(jì)員的工作量
應(yīng)用ERP后，極大程度地減輕了物資核算員、統(tǒng)計(jì)員的工作量，以前物資公司完全是手工管理庫(kù)存帳，倉(cāng)庫(kù)保管員平時(shí)手工做帳，月底十幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)將手工單據(jù)交到核算員、統(tǒng)計(jì)員處，核算員、統(tǒng)計(jì)員再手工統(tǒng)計(jì)單據(jù)，制作各種報(bào)表�，F(xiàn)在，倉(cāng)庫(kù)保管員平時(shí)將單據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，月底核算員、統(tǒng)計(jì)員只要點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算入庫(kù)及出庫(kù)成本，記帳后就可以打印所需各種報(bào)表，并可以隨時(shí)查詢以前任意期間的資料。
3.保證了庫(kù)存帳同財(cái)務(wù)庫(kù)存科目帳同步
提高了工作效率和工作質(zhì)量。以前為了保證核算員、統(tǒng)計(jì)員月底前能將報(bào)表上交到公司財(cái)務(wù)部門，各個(gè)倉(cāng)庫(kù)總是提前10天結(jié)每個(gè)月的賬目，就是說(shuō)每個(gè)月總有1/3的發(fā)生數(shù)要到下一個(gè)財(cái)務(wù)期間才能結(jié)算。這不但造成了財(cái)務(wù)信息失真、經(jīng)濟(jì)核算不準(zhǔn)確，日積月累還會(huì)影響公司決策層的正確決策�，F(xiàn)在不僅提高了工作效率和工作質(zhì)量，而且實(shí)現(xiàn)了物資公司庫(kù)存金額帳同財(cái)務(wù)庫(kù)存帳的同步，解決了長(zhǎng)期以來(lái)困擾公司的帳帳不符問(wèn)題。
4.規(guī)范了物資業(yè)務(wù)流程
在實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目小組在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下有效組織各部門人員，協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，增強(qiáng)管理力度，制訂了一套適合公司的物資管理工作流程，形成一個(gè)由采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、材料核算、質(zhì)量跟蹤等大小環(huán)節(jié)組成的相互聯(lián)系、相互制約的管理系統(tǒng)。
現(xiàn)在，河北電建二公司的ERP管理系統(tǒng)已初具規(guī)模。通過(guò)實(shí)施，造就了一批能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的管理人員，也培養(yǎng)了一批懂企業(yè)管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件實(shí)施人員。我們堅(jiān)信，財(cái)務(wù)及物資系統(tǒng)的應(yīng)用帶來(lái)的管理模式的改變，企業(yè)效益的提高，一定會(huì)為全公司的管理信息化的進(jìn)一步應(yīng)用與推廣打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
