為貫徹落實省公司“開源節(jié)流，加快發(fā)展”的精神，結(jié)合全省管理提升活動，5月份以來，煙臺聯(lián)通以優(yōu)化資源配置，提高辦公設備使用效能，推動降本增效工作為目標，在先期試點的基礎上，全面開展了辦公用信息化設備集中管理專項行動，通過細化和明確全市各專業(yè)線辦公設備配置原則，準確合理地對現(xiàn)有辦公設備進行清理，并提出“2013、2014年全市不再新購辦公設備”的專項工作目標。目前，全市共清理打印機573臺、復印機104臺、傳真機119臺、掃描儀93臺、投影儀9臺，實現(xiàn)了全市辦公用信息化設備統(tǒng)一集中管理，2012年將節(jié)省硒鼓、紙張耗材及維修費近30萬元。
一、試點推廣，初見成效
為了切實解決長期以來打印機、復印機、傳真機等辦公設備配置比例偏高、使用分散，導致辦公耗材和辦公費用支出較高的實際問題，煙臺聯(lián)通自5月份開始在市公司本部大力推行無紙化辦公，試行了辦公設備集中管理工作。一是充分利用打印機網(wǎng)絡共享功能，通過辦公局域網(wǎng)將使用范圍由部門擴展到多樓層共用。二是在樓道內(nèi)設置工作點、工作間集中復印機、傳真機等設備，由分散使用改為歸集共用。三是撤舊的辦公設備全部作為后續(xù)儲備，由指定的部門進行管理。四是保留使用的辦公設備若出現(xiàn)故障，由專業(yè)部門鑒定并出具證明，從撤舊設備中予以調(diào)劑使用。
通過集中管理試點，市公司本部辦公場所共撤收打印機153臺、復印機33臺、傳真機40臺、投影儀和掃描儀20余臺，每年可節(jié)省電費、耗材、維修及新增設備費約10萬余元。集中使用制度推出后，一改過去辦公設備“分散式”管理的模式，將文字處理設備進行集中管控，進一步規(guī)范和強化了公司對辦公設備的日常管理和辦公耗材的管控。
二、明確分工，落實責任
在市公司辦公設備集中管理試點的同時，煙臺聯(lián)通積極組織各縣市區(qū)分公司對在用及待報廢的辦公設備進行全面摸底排查，核實ERP臺賬信息并落實牽頭責任部門。整體推進工作主要分為“制定標準、明確責任、安裝調(diào)測、統(tǒng)一撤收、后續(xù)管理”五個步驟實施。
一是按照專業(yè)線的劃分，由行政管理部門負責在用設備的統(tǒng)計分類和集中使用設備安裝位置的確定；信息化產(chǎn)品支撐部門負責網(wǎng)絡調(diào)試和設備安裝以及日常維護；未納入集中使用的辦公設備，由物資部門根據(jù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行集中撤舊和辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，作為日后內(nèi)部調(diào)劑使用。二是全面強化后續(xù)管理。首先由財務部圍繞清理情況及提高后續(xù)使用效能，重新調(diào)整和制定辦公費、紙張耗材以及設備日常維修的管理辦法，將清理結(jié)果直接體現(xiàn)到成本壓縮中來。其次對庫存可調(diào)劑使用的設備，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營一線實際需求進行調(diào)劑利用，為業(yè)務發(fā)展和提升一線工效發(fā)揮作用。
通過上述措施，撤收辦公設備后，大大豐富了公司利舊可調(diào)配資源，各縣聯(lián)通完全公開本單位庫存可利舊資產(chǎn)情況，并能夠根據(jù)自身情況設立可利舊辦公資產(chǎn)申用流程，從而有效控制新添和購置成本。
三、統(tǒng)一標準，科學配置
專項行動開展以來，市公司本部統(tǒng)一標準，按專業(yè)線區(qū)分出運維線、行政線、市場支撐線，對配置標準進行區(qū)分，實行集中管理和多部門共享使用，各部門不再單獨配備，其中全市的投影儀由指定部門進行集中管理，建立共用制度。例如：行政辦公線配置比例為打印機/40人/臺、復印機和傳真機/90人/臺；運維線根據(jù)專業(yè)區(qū)別及核心機房要求，對辦公設備進行合理清理；市場支撐線重點對復印傳真設備以及老舊臺式機進行優(yōu)化和清理淘汰，并根據(jù)營業(yè)廳規(guī)模和業(yè)務量情況以及用途需求做甄選對待，推廣使用復印打印傳真一體機和身份證專用復印機。在縣公司層面，除營業(yè)用辦公設備外，原則上各縣市區(qū)聯(lián)通（含駐地維護中心）各保留打印機3臺、復印機2臺、傳真機2臺、掃描儀1臺，其中高新區(qū)聯(lián)通各保留1臺。
這些措施的推出，不僅借助信息化手段和流程化管控，縮減了辦公用信息化設備配置、降低了辦公能耗費用，而且建立辦公設備使用、變動及維修記錄臺賬后，大大完善了全市可利舊、可調(diào)配設備檔案，初步形成了“大共享、大共用”的資源調(diào)配格局，全面提高了資源設備循環(huán)使用效率。
